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總監記事本#04 — 文獻管理有多重要?

專欄文章分類: 
竹圍大小事
Tag: 
總監記事本
藝術領域分類: 
無類型限制

【總監記事本#04 — 文獻管理有多重要?(基礎班)】

文/竹圍工作室營運總監 洪秉綺

大家在工作上都是怎樣整理自己的檔案呢?
過往紙本檔案怎麼保存?然後如何進行電子化轉檔?
檔案總管的邏輯是什麼?檔案的命名原則是什麼?
網頁和信件又如何歸檔和備檔?
社群媒體,像是FB、IG的資料算不算資料?要不要備檔?
每次出門拿回來一堆名片,如何有效的建檔,以利傳遞相關訊息?
當組織的同仁眾多,以及同仁在每個階段來來去去的情況下,如何讓大家把自己經手的計畫,統一規格式的彙整?

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上面都是一些歸檔原則的基本問題,接下來,假設我們都在很有條理的狀態下,將我們電腦裡所有的資料都依界門綱目科屬種分門別類,理想狀態下是可以提高效率,並可以保有職業道德地為未來的同仁們進行有效的交接。

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那麼,最核心的問題是什麼是文獻整理?

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什麼是文獻?什麼不是文獻?
什麼需要被記錄?什麼不需要?
組織的原則是什麼?管理員的角色是什麼?
如何設定檔案需要保留多久?
如何評斷什麼資料可以開放給大眾?
什麼只能現場調閱?什麼是最高機密?

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接下來,這些被完美分類好的資料要如何被運用?
無數個問題都是在進行文獻管理前無止盡的學習和訂定規則。

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大家應該知道明年工作室就要滿25歲了,龐大且分散的資料對我們研究團隊一直都是很頭痛的問題,經歷過將近三個月的陣痛期,研究團隊和行政團隊的磨合還在進行中,但默默地逐步找到一個工作系統,研究團隊提出問題時,就由行政團隊找出對應的資料輔助,通盤檢索後,再一一擊破,似乎是在短期間內最好的處理方式,但面對歸檔仍是長久抗戰。

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上禮拜,參加了香港亞洲藝術文獻庫(AAA)與M+合辦的三天的工作坊,邀請 Getty Research Institute、MOMA Archive、IVAA、SALT 等單位分享他們如何做文獻管理。最大的感受就是 — 文獻管理做得好,組織永續沒煩惱。參加工作坊的單位來自亞洲不同的機構,有美術館、雙年展策展團隊、民間藝術組織等,每個單位對於組織核心業務的文獻整理都有一套方式,不管是藝術家介紹、展覽、表演活動紀錄等,但是共通的是都沒有針對組織本身做文獻回顧,所以這次的題目才定調在「創建回憶:藝術機構的檔案文獻庫」,討論藝術組織如何處理組織紀錄及建檔案資料庫。

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總而言之呢,製作文獻管理永遠不嫌晚,只要開始就是成功的第一步,要有長期奮戰的心,還有在這條道路上,你永遠不會感到孤單。

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所以,有沒有整理魔人針對資料管理、文獻整理的心得和方法想跟我們分享呢?目前開放熱線中~

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最後最後,活動分享,大家如果對文獻資料庫有興趣的話,推薦大家參加:

「圖庫共享:IIIF圖像技術與史料庫應用」https://bit.ly/2Mo6p9T ,可以更進一步了解。

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相關連結:

Art Libraries and Archives Network Asia (ALANA)
https://alana.asia/

AToM - Access to Memory
https://www.accesstomemory.org/en/

ArchivesSpace
https://archivesspace.org/

Archive Grid
https://researchworks.oclc.org/archivegrid/

Getty Research Institute
https://www.getty.edu/research/

MOMA Archive
https://www.moma.org/research-and-learning/archives/

M+ archive
https://bit.ly/2Z2yipm

文獻管理開源軟體ArchivesSpace
https://archivesspace.org/

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