【總監記事本#04 — 文獻管理有多重要？（基礎班）】
文／竹圍工作室營運總監 洪秉綺
大家在工作上都是怎樣整理自己的檔案呢？
過往紙本檔案怎麼保存？然後如何進行電子化轉檔？
檔案總管的邏輯是什麼？檔案的命名原則是什麼？
網頁和信件又如何歸檔和備檔？
社群媒體，像是FB、IG的資料算不算資料？要不要備檔？
每次出門拿回來一堆名片，如何有效的建檔，以利傳遞相關訊息？
當組織的同仁眾多，以及同仁在每個階段來來去去的情況下，如何讓大家把自己經手的計畫，統一規格式的彙整？
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上面都是一些歸檔原則的基本問題，接下來，假設我們都在很有條理的狀態下，將我們電腦裡所有的資料都依界門綱目科屬種分門別類，理想狀態下是可以提高效率，並可以保有職業道德地為未來的同仁們進行有效的交接。
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那麼，最核心的問題是什麼是文獻整理？
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什麼是文獻？什麼不是文獻？
什麼需要被記錄？什麼不需要？
組織的原則是什麼？管理員的角色是什麼？
如何設定檔案需要保留多久？
如何評斷什麼資料可以開放給大眾？
什麼只能現場調閱？什麼是最高機密？
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接下來，這些被完美分類好的資料要如何被運用？
無數個問題都是在進行文獻管理前無止盡的學習和訂定規則。
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大家應該知道明年工作室就要滿25歲了，龐大且分散的資料對我們研究團隊一直都是很頭痛的問題，經歷過將近三個月的陣痛期，研究團隊和行政團隊的磨合還在進行中，但默默地逐步找到一個工作系統，研究團隊提出問題時，就由行政團隊找出對應的資料輔助，通盤檢索後，再一一擊破，似乎是在短期間內最好的處理方式，但面對歸檔仍是長久抗戰。
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上禮拜，參加了香港亞洲藝術文獻庫（AAA）與M+合辦的三天的工作坊，邀請 Getty Research Institute、MOMA Archive、IVAA、SALT 等單位分享他們如何做文獻管理。最大的感受就是 — 文獻管理做得好，組織永續沒煩惱。參加工作坊的單位來自亞洲不同的機構，有美術館、雙年展策展團隊、民間藝術組織等，每個單位對於組織核心業務的文獻整理都有一套方式，不管是藝術家介紹、展覽、表演活動紀錄等，但是共通的是都沒有針對組織本身做文獻回顧，所以這次的題目才定調在「創建回憶：藝術機構的檔案文獻庫」，討論藝術組織如何處理組織紀錄及建檔案資料庫。
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總而言之呢，製作文獻管理永遠不嫌晚，只要開始就是成功的第一步，要有長期奮戰的心，還有在這條道路上，你永遠不會感到孤單。
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所以，有沒有整理魔人針對資料管理、文獻整理的心得和方法想跟我們分享呢？目前開放熱線中～
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最後最後，活動分享，大家如果對文獻資料庫有興趣的話，推薦大家參加：
「圖庫共享：IIIF圖像技術與史料庫應用」https://bit.ly/2Mo6p9T ，可以更進一步了解。
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相關連結：
Art Libraries and Archives Network Asia (ALANA)
https://alana.asia/
AToM - Access to Memory
https://www.accesstomemory.org/en/
ArchivesSpace
https://archivesspace.org/
Archive Grid
https://researchworks.oclc.org/archivegrid/
Getty Research Institute
https://www.getty.edu/research/
MOMA Archive
https://www.moma.org/research-and-learning/archives/
M+ archive
https://bit.ly/2Z2yipm
文獻管理開源軟體ArchivesSpace
https://archivesspace.org/
